Beter samenwerken in een team

Om de productiviteit in een bedrijf of groep te kunnen verbeteren is het belangrijk dat het team goed kan samenwerken.

Niet alleen tijdens het werk is het belangrijk om goed samen te kunnen werken, maar je zal gedurende je hele leven met anderen moeten samenwerken.

Maar wat houdt het eigenlijk in en hoe kun je dit het beste doen?

Hoofdstukken in dit artikel

Wat is samenwerken eigenlijk?

Om te weten hoe je goed moet samenwerken, is het handig dat je eerst een duidelijk beeld hebt van wat samenwerken is. Wanneer er over samenwerken wordt gesproken gaat het meestal om een groep mensen die naar een gezamenlijk doel toewerken. Je zou kunnen zeggen dat het samenwerken goed is gegaan als ze het doel hebben bereikt. Maar het is ook belangrijk hoe dit samenwerken is gegaan en hoe iedereen zich voelt na het behalen van het doel en welke indruk ze bij elkaar hebben achtergelaten.

Er zijn verschillende tekens die duiden op een goed samenwerkingsverband en die kunnen leiden tot een betere productiviteit. 

Communicatie

Het team kan goed communiceren en er zijn weinig misverstanden, wanneer die er wel zijn worden ze ook snel opgelost.

Onderlinge relaties

Het team heeft goede onderlinge relaties en iedereen voelt zich gerespecteerd en gewaardeerd.

Individuele ontwikkelingen

Naast het behalen van het doel heeft iedereen ook de kans om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en ervaringen op te doen.

Steun en vertrouwen

Het team steunt elkaar en helpt elkaar wanneer dat nodig is. Iedereen zou graag opnieuw met hetzelfde team werken.

Tips voor jou om beter samen te werken in een team

Nu je alles weet over wat samenwerken is  kunnen we het hebben over je eigen gedrag en hoe jij kan bijdragen aan een betere samenwerking.

Hoe zorg je ervoor dat jullie als mensen goed met elkaar omgaan in een team? Wij hebben 9 tips voor jullie verzameld om beter samen te werken als team.

1.   Stel duidelijke doelen

Zorg ervoor dat je duidelijk in beeld brengt wat het doel is en wanneer dit behaald moet zijn. Het is belangrijk dat het doel realistisch is om te behalen. Daarnaast moet het ook duidelijk zijn hoe de resultaten worden gemeten en wanneer de uitkomst als succesvol wordt gezien.

Hierbij is het belangrijk dat het doel voor alle teamleden duidelijk is en dat ze het ermee eens zijn. Op die manier weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen.

2.   Maak duidelijke afspraken

Het is van groot belang dat er zowel binnen als buiten het team goede afspraken gemaakt worden. Zonder duidelijke afspraken is er een kans dat een van de partijen uit het project ontevreden is over de uitkomst.

Een goed voorbeeld hiervan is het besluit van de KNVB om Cambuur en de Graafschap niet te laten promoveren naar de Eredivisie. Bij de stemming zijn van te voren de afspraken niet duidelijk gemaakt waardoor de betrokken partijen niet op de hoogte waren dat neutrale stemmen als negatieve stemmen meetelden. Dit geeft achteraf enorm veel gedoe dus zet afspraken duidelijk op papier en deel dit met alle betrokken partijen.

3.   Creëer een veilige en creatieve omgeving

Laat alle teamleden met ideeën komen om het doel te behalen. Dit moeten brainstormsessies zijn in een open, niet veroordelend kader. Het team moet veilig genoeg aanvoelen dat mensen gewaagde ideeën durven aan te dragen. Uitspraken als “wat een dom idee” of “dat hebben we al geprobeerd en werkt niet” zijn niet welkom.

Geef je teamleden de kans om hun ideeën op verschillende manieren te uiten. Dit kan met zowel ruwe schetsen als hele presentaties gedaan worden. Het is vaak makkelijker om een idee over te brengen door het visueel te tonen aan anderen. Daarnaast zullen de anderen het ook beter onthouden als ze het hebben gezien.

4.   Maak effectieve plannen om de doelen te behalen

Nu je weet wat je doel is en jullie hebben samen de beste ideeën uitgekozen om het doel mee te bereiken is het tijd om dit in banen te gaan leiden.

Bekijk welke stappen je moet ondernemen om het doel te kunnen behalen, verdeel de taken aan de hand van de skills die ieder teamlid heeft en maak een duidelijk tijdlijn.

5.   Communiceer duidelijk en respectvol

Wanneer je samen naar een doel toe werkt is het belangrijk dat je de rest van je team laat weten hoever je met je werk bent, zodat iedereen goed op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. Maar het is ook belangrijk dat je onderling je meningen, gedachten, ideeën en gevoelens duidelijk en open in een positieve en respectvolle manier uit.

Het belangrijk dat iedereen goed naar elkaar luister en vragen stelt voor verduidelijking, zo krijg je namelijk een beter inzicht in het standpunt van de ander. Door goed naar elkaar te luisteren en vragen te stellen zal iedereen zich gehoord, gezien en gerespecteerd voelen.

6.   Los problemen samen op

Wanneer je naar een doel te werkt komen er vaak allerlei problemen naar boven tijdens het werk process. Je vormt samen een team, dus los het ook als team op. Wees niet bang om anderen om hulp te vragen en pak het probleem samen aan voordat het een significant probleem wordt.

7.   Bouw vertrouwen op

Het kan lastig zijn om je vrij te durven uiten in een groep. Daarom is het belangrijk dat er onderling vertrouwen wordt opgebouwd in de groep. Elk teamlid kan vertrouwen winnen door verantwoordelijkheid te tonen voor het werk dat ze is toegewezen.

Wanneer het team vertrouwen heeft in elkaar voelen ze zich ook meer op hun gemak bij het nemen van risico’s om te communiceren, pleiten voor standpunten en actie ondernemen. Een goede manier om meer vertrouwen op te bouwen is door buiten kantoortijden met elkaar om te gaan en elkaar beter te leren kennen.

8.   Respecteer individualiteit

Elke groep bestaat uit verschillende mensen met ieder zijn eigen skills en persoonlijkheid. Hoewel dit soms juist voor irritaties en onbegrip kan zorgen is het juist heel goed.

Iedereen kan namelijk zijn ervaringen, standpunten, kennis en meningen delen in het team wat voor een betere samenwerking kan zorgen. Zie alle teamleden als unieke individuen en concentreer je op de positieve kanten van elk persoon.

9.   Gebruik dezelfde communicatiekanalen en hulpmiddelen

Los van gewoon om een tafel zitten en communiceren zijn er nog veel meer manieren om met elkaar te communiceren. Zo kun je bellen, mailen, whatsappen en smsjes sturen. Maar dit kan uiteindelijk in de weg zitten om goed samen te kunnen werken. Gebruik één communicatiekanaal, zodat dit snel en soepel kan verlopen.

Daarnaast is het ook belangrijk dat je dezelfde programma’s gebruikt om bijvoorbeeld presentaties mee te maken. Als de ene helft van het team Google gebruikt en de andere helft Office, dan is de kans groot dat die versies niet goed samenwerken en daardoor de productiviteit verminderd. Door allemaal dezelfde programma’s te gebruiken kun je elkaar beter helpen en elkaars werk makkelijker bekijken.

Als je dit punt niet doorvoert dan kan je alle bovenstaande punten nog zo goed doen, maar zal het samenwerken alsnog niet optimaal verlopen.

Werkmethodes die je kunt gebruiken

Om beter samen te werken als team is het van belang dat je de juiste tools gebruikt.

Wij hebben onze favoriete tools voor jou op een rijtje gezet. Er zijn nog enorm veel andere partijen die erg mooie software aanbieden.

Ga dus gerust op onderzoek uit om te kijken welke oplossing het beste bij jouw team past! 

De Scrum methodiek

Bij We Think Next werken we graag met Scrum. Scrum is een zogenoemde agile werkmethode en biedt een effectievere en flexibele manier van samenwerken. Scrum is zowel voor kleine teams als voor grote corporates toepasbaar. Het mooie aan scrum is dat je de methode helemaal tot in de puntjes kunt volgen maar er ook je eigen draai aan kunt geven. Zo kun je deze werkmethode passend maken voor jouw situatie!

Binnen scrum werkt je team met sprints. Een sprint speelt zich af over een vooraf afgesproken periode. Over het algemeen is dit 2 tot 4 weken. In deze sprint gaat je team aan de slag met de taken die jullie van te voren hebben afgesproken. Deze afspraken maak je aan het begin van de sprint tijdens de planning. Iedere dag is er een kort overleg met het team, dit noem je de Daily Scrum. Dit wordt veelal staand gedaan. Je bespreekt kort met het team wat iedereen die dag gaat doen.

Scrum bord

Tijdens de sprint werk je ook met het scrum bord. Dit bord bestaat meestal uit 5 kolommen waar met post it’s taken op geplakt worden en verplaatst worden.

To do

In deze kolom plaats je aan het begin van de sprint alle taken die uitgevoerd moeten worden.

Doing

Hier staan de taken die op dit moment uitgevoerd worden.

Verify

Dit zijn de taken die in principe klaar zijn maar nog gecheckt moeten worden door de product owner of project manager.

Done

Hier staan de taken die helemaal afgerond en gecheckt zijn.

Backlog

Dit zijn de taken die geen prio hebben en voor nu niet op het bord staan.

Alle taken op het scrum bord kunnen direct aan een persoon uit het team toegekend worden. Dit kan bijvoorbeeld door iedereen een eigen kleur post it te geven of door het bord in vakken op te delen per persoon. Indien je je bord digitaal hebt kun je dit doen door de kaarten toe te wijzen. Probeer zoveel mogelijk ook direct je taken te prioriteren op het bord. Dus de belangrijkste taken plaats je bovenaan.

De werkwijze met het scrum bord is ook erg goed te gebruiken zonder alle andere regels omtrent scrum. Het is een effectieve en handige manier van werken en je kunt eenvoudig al je taken sorteren.

Scrum is een erg uitgebreide werkwijze, wil je hier meer over leren dan kun je er in dit artikel van Scrumcompany nog veel meer over lezen: https://www.scrumcompany.nl/wat-is-scrum/

Pomodoro techniek

Merk je dat het erg lastig is om de aandacht er bij te houden als team? Zijn er veel mensen die op allerlei momenten met elkaar in gesprek gaan en is geen duidelijke structuur? Dan is de Pomodoro techniek iets voor jullie!

Met de Pomodoro techniek voorkom je uitstel gedrag en zorg je dat iedereen een betere focus heeft. Je krijgt meer structuur in je werk en kunt toch nog gewoon socializing met je team.

De Pomodoro techniek in het kort houdt in dat je met vaste tijd vensters werkt. Je pakt een timer en zet deze op 25 minuten en gaat 25 minuten ononderbroken aan de slag. Niemand van het team mag overleggen of praten tijdens deze 25 minuten. Wanneer de 25 minuten over zijn mag iedereen 5 minuten pauze nemen. Nu kan er kort overlegd of gepraat worden. Na 5 minuten gaat de timer weer 25 minuten aan en wordt er weer gewerkt zonder overleg en afleiding. Na 4 Pomodoro rondes is het tijd voor een langere pauze, deze mag 15 tot 30 minuten duren. 

Wil je meer weten over de Pomodoro techniek? In dit artikel van Timemanagement.nl vertellen ze je er alles over: https://timemanagement.nl/pomodoro-techniek/

Tools om beter samen te werken

Wanneer je met een team werkt is het belangrijk dat je de juiste software gebruikt om overzicht te houden op de werkzaamheden en het team.

Wij hebben een paar van onze favoriete tools uitgezocht. Zo kun jij op een slimme manier beter samenwerken met je team.

Trello, Basecamp & Slack

Trello

Met Trello kun je gemakkelijk verschillende kolommen aanmaken om met de eerder genoemde Scrum methodiek te werken. Daarnaast kun je in Trello werken met een team en mensen direct aan kaartjes koppelen.

Wanneer je je kolommen invulling hebt gegeven kun je deze ook sorteren op prioriteit. Daarnaast kun je aan kaarten een datum meegeven zodat duidelijk is wat op welk tijdstip af moet zijn. Je kunt werken met verschillende teams en borden, dit zorgt ervoor dat je verschillende projecten en teams van elkaar kunt splitsen.

Meer over Trello

Basecamp

Basecamp focust zich meer op een soort to do lijst. Je kunt per project lijsten met to do’s aanmaken en deze in verschillende categorieën indelen. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor onderlinge communicatie met het delen van documenten en opmerkingen. Ook kan er gepraat worden in een algemene chat over non project gerelateerde dingen.

Meer over Basecamp

Slack

Slack is de perfecte tool om e-mailverkeer in te dammen. Het is een soort professionele whatsapp omgeving. Je kunt verschillende kanalen aanmaken voor de projecten. Hier kunnen alle teamleden vervolgens alle relevante opmerkingen en ontwikkelingen omtrent dit project plaatsen. Naast de kanalen per project kun je kanalen aanmaken als #random en #general. In #general kunnen alle algemene mededelingen en gesprekken gehouden worden. In #random kunnen de gesprekken die niet om werk draaien gehouden worden. Hier kun je bijvoorbeeld die leuke foto van je kat of een grappige meme delen. Ook kun je direct met je collega’s in gesprek gaan via de directe chat!

Meer over Slack

Gerelateerde artikelen

Design Thinking

Design Thinking

Design Thinking: misschien heb je er nog nooit van gehoord, maar je bent er wel degelijk toe instaat!

Lees meer

Een tip of zelf een tof artikel geschreven?

Wij komen graag met je in contact. Laat hier onder je gegevens achter.

1 + 1 =

Service design nieuws in je inbox?

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief over service design.

Je hebt je succesvol aangemeld