Stakeholdermanagement: zo betrek je stakeholders van analyse tot uitvoering
Stakeholdermanagement is het doorlopend betrekken, informeren en bijsturen van iedereen die invloed heeft op je project of erdoor geraakt wordt. Het begint met een stakeholderanalyse, maar het eigenlijke werk zit daarna: per stakeholder bepalen wat je wilt bereiken, het contact beleggen en onderhouden, en bijsturen als het speelveld verandert.
In dit artikel
Wat is stakeholdermanagement?
Een stakeholder is iedereen die invloed heeft op je project, of erdoor geraakt wordt: collega's, management, klanten, leveranciers, omwonenden, ketenpartners, overheden. Stakeholdermanagement is de manier waarop je met al die partijen omgaat, van de start tot de oplevering.
Het doel is niet dat iedereen het met je eens is. Het doel is dat je weet hoe partijen ervoor staan, dat ze op tijd de informatie en inbreng krijgen die ze nodig hebben, en dat er geen verrassingen komen die het project vertragen. Goed stakeholdermanagement levert betere besluiten op, minder weerstand en een uitvoering die soepeler loopt.
Stakeholderanalyse, stakeholdermanagement en omgevingsmanagement
Drie termen die vaak door elkaar lopen:
| Wat het is | Wanneer | |
|---|---|---|
| Stakeholderanalyse | Wie zijn er, en hoe groot zijn hun belang, invloed en steun? Een stakeholderanalyse is een momentopname. | Aan het begin, en bij elke nieuwe fase |
| Stakeholdermanagement | Het doorlopend betrekken, informeren en bijsturen van die stakeholders. | Het hele project |
| Omgevingsmanagement | De term die in de bouw, infrastructuur en bij de overheid wordt gebruikt, vooral voor de externe omgeving van een project: bewoners, bedrijven, bevoegd gezag. | Het hele project, vaak met een eigen omgevingsmanager |
Stakeholdermanagement in 6 stappen
Stap 1. Analyseer het speelveld
Breng alle stakeholders in kaart en bepaal per stakeholder het belang, de invloed en de houding. Zet ze in de stakeholdermatrix. Hoe je dat doet, staat in ons artikel over stakeholder mapping en stakeholderanalyse, met een gratis template.
Stap 2. Bepaal per stakeholder wat je wilt bereiken
Wil je steun, informatie, inbreng of een formeel akkoord? En wat heeft de stakeholder zelf nodig? Schrijf het allebei op. Wie alleen opschrijft wat hij van een ander wil, vergeet waarom die ander zou meewerken.
Stap 3. Kies per stakeholder een aanpak
De stakeholdermatrix geeft de grote lijn: nauw betrekken, tevreden houden, goed informeren of volgen. Bepaal daarnaast hoe ver je iemand laat meepraten, van informeren tot meebeslissen. Daarvoor gebruik je de participatieladder.
Stap 4. Beleg het contact
Geef iedere belangrijke relatie één eigenaar binnen het project: wie onderhoudt het contact, en hoe vaak? Leg het vast in een stakeholderplan. Zo voorkom je dat een stakeholder vijf verschillende mensen spreekt, of juist niemand.
Stap 5. Voer uit, en luister
Stakeholdermanagement is meer ontvangen dan zenden. Houd bij wat je hoort: zorgen, voorwaarden, signalen dat iemand van houding verandert. Een kort logboek per stakeholder helpt om dat niet te verliezen.
Stap 6. Evalueer en stuur bij
Het speelveld verandert. Een stakeholder met weinig invloed krijgt die ineens wel als de politiek zich ermee gaat bemoeien. Herijk de analyse daarom bij elke nieuwe projectfase, en na elk onverwacht signaal.
Hoe ver betrek je iemand? De participatieladder
De participatieladder beschrijft hoeveel invloed je een stakeholder geeft. In Nederland wordt vaak deze indeling gebruikt:
- Informeren. De stakeholder hoort wat er besloten is.
- Raadplegen. De stakeholder mag zijn mening geven, maar het besluit ligt al grotendeels vast.
- Adviseren. De stakeholder denkt mee, en zijn advies weegt mee in het besluit.
- Coproduceren. Stakeholders en opdrachtgever werken samen een oplossing uit.
- Meebeslissen. De stakeholder beslist mee over de uitkomst.
Maak vooraf duidelijk op welke trede je iemand uitnodigt, en houd je eraan. Niets kost meer vertrouwen dan meepraten over iets wat al besloten bleek.
Wat staat er in een stakeholderplan?
Een stakeholderplan hoeft niet dik te zijn. Deze onderdelen horen erin:
- het doel van het project, in één zin;
- het stakeholderregister: wie, met belang, invloed, houding en kwadrant;
- per stakeholder: wat je wilt bereiken, wat hij nodig heeft, en de trede op de participatieladder;
- de eigenaar van elke relatie, en de contactmomenten;
- wie waarover beslist, en hoe bezwaren worden meegenomen;
- vaste momenten om het plan te herijken.
De template uit ons artikel over stakeholderanalyse dekt de eerste vier onderdelen al af.
Vijf valkuilen
- Stakeholdermanagement als zenden. Nieuwsbrieven en presentaties zijn nodig, maar wie alleen zendt, hoort de signalen niet.
- Alleen de formele stakeholders. De collega op wie iedereen wacht, of de uitvoerder die het straks moet doen, staat niet in het organogram maar bepaalt wel of het lukt.
- Te laat beginnen. Wie stakeholders pas betrekt als het plan klaar is, krijgt geen inbreng meer, alleen nog weerstand.
- Eén keer analyseren. Een analyse van de start klopt na een half jaar niet meer.
- Managen wat je niet kunt sturen. Partijen die je niet aanstuurt, laten zich niet managen. Zie de volgende paragraaf.
Van managen naar samen kiezen
Stakeholdermanagement werkt goed als jij de richting bepaalt en de anderen moet meekrijgen. Maar bij veel opgaven ligt het anders. De gemeente, de provincie, de aannemer, de ketenpartner: je hebt ze nodig om het resultaat te halen, en je stuurt ze niet aan. Dan kun je ze ook niet managen.
In die situatie gaat het niet om de juiste communicatie, maar om een richting die de partijen samen kiezen en daarom ook samen uitvoeren. Dat vraagt een andere aanpak: de partijen vroeg bij het vraagstuk betrekken, de perspectieven naast elkaar leggen, en het proces zo sturen dat er een besluit komt. Hoe dat werkt, lees je in draagvlak creëren met veel partijen.
Partijen die je niet aanstuurt, laten zich niet managen.
Staan jullie voor een opgave waarvoor je partijen nodig hebt die je niet zelf aanstuurt? Bespreek het in een half uur met ons. We kijken samen wat de eerste stap is.
Bespreek jullie vraagstuk →Lees over draagvlak creëren → Eerst zien waar het bij jullie stokt? Doe de samenwerkingsscan, anoniem en in 2 minuten.Veelgestelde vragen
Wat is stakeholdermanagement?
Stakeholdermanagement is het doorlopend betrekken, informeren en bijsturen van iedereen die invloed heeft op een project of erdoor geraakt wordt. Het begint met een stakeholderanalyse en loopt door tot de oplevering.
Waarom is stakeholdermanagement belangrijk?
Omdat de meeste projecten niet vastlopen op de inhoud, maar op partijen die zich niet gehoord voelen, te laat worden betrokken of verrast worden. Goed stakeholdermanagement levert betere besluiten op, minder weerstand en een soepelere uitvoering.
Wat is het verschil tussen stakeholdermanagement en omgevingsmanagement?
Omgevingsmanagement is de term die vooral in de bouw, infrastructuur en bij de overheid wordt gebruikt, met de nadruk op de externe omgeving van een project, zoals bewoners, bedrijven en bevoegd gezag. Stakeholdermanagement is breder en omvat ook interne stakeholders.
Wat staat er in een stakeholderplan?
Het doel van het project, het stakeholderregister met belang, invloed en houding, per stakeholder het doel en de trede op de participatieladder, de eigenaar van elke relatie en de contactmomenten, afspraken over besluitvorming, en vaste momenten om het plan te herijken.
Wie is verantwoordelijk voor stakeholdermanagement?
De projectleider of opdrachtgever is eindverantwoordelijk, maar het contact zelf beleg je bij meerdere mensen. Geef iedere belangrijke relatie één eigenaar, zodat een stakeholder weet bij wie hij terechtkan.
Wat is de participatieladder?
De participatieladder beschrijft hoeveel invloed een stakeholder krijgt: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen. Maak vooraf duidelijk op welke trede je iemand uitnodigt, en houd je daaraan.
Matthijs Numan is projectmanager, facilitator en strategisch adviseur, met een achtergrond in grote civieltechnische projecten, vooral bij overheidsorganisaties. Zijn kracht is sturing geven aan een proces waarin specialisten verantwoordelijk zijn voor de inhoud, met zelf veel affiniteit met die inhoud. Hij is specialist in contractmanagement en gecertificeerd lead auditor.
Verder lezen
De eerste stap: wie zijn er, en hoe staan ze ervoor? Met template.
Als je de partijen nodig hebt, maar niet aanstuurt.
Als de stakeholders samen moeten leveren.
Werken vanuit de opgave in plaats van de organisatie.