Een goede stakeholder map geeft je inzicht in de interne en externe belanghebbenden van je project, bedrijf of product.

In dit artikel vertellen we je precies hoe je de stakeholders op een duidelijke en overzichtelijke manier in kaart brengt.

Het kan soms onoverzichtelijk zijn wie er allemaal belang hebben bij jouw project of onderneming. In tijden van snel veranderende omstandigheden kan je dit makkelijk uit het oog te verliezen. Gelukkig is er een manier om eenvoudig alle belanghebbenden ook wel ‘stakeholders’ genoemd in kaart te brengen. De techniek die je hiervoor kan gebruiken heet ‘stakeholder mapping’.

Met stakeholder mapping kun je alle relevante stakeholders in kaart brengen. Zo wordt duidelijk wat hun positie is ten opzichte van jouw organisatie. Je brengt bovendien in kaart welke belangen zij hebben. Daarnaast bekijk je of zij de doelen van jouw organisatie ondersteunen of juist tegenwerken.

Verder kom je te weten op welke wijze de stakeholders en de organisatie afhankelijk zijn van elkaar. Een stakeholdermap geeft dus inzicht in de manier waarop stakeholders belangrijk zijn voor jou en andersom.

Inzicht in de belanghebbenden van jouw organisatie kan een startpunt zijn voor het beantwoorden van een bepaalde vraag. Is er op dit moment bijvoorbeeld een specifiek probleem binnen jouw organisatie dat je graag wil oplossen? Wat wil je precies te weten komen? Wie gaat er uiteindelijk gebruik maken van de stakeholdermap.

Voor dit artikel nemen we het maken of verbeteren van een communicatiestrategie als voorbeeld. Neem hierbij je eigen situatie als uitgangspunt zodat het makkelijker is om de verschillende voorbeelden te begrijpen. Zijn er bijvoorbeeld klachten over het gebrek aan communicatie of sluit de inhoud van de boodschap niet (meer) aan bij de doelgroep? Met behulp van de antwoorden op deze vragen kan je vooraf bepalen waar je de map uiteindelijk voor wil gaan gebruiken.

Er zijn meerdere manieren om inzicht te krijgen in de verschillende stakeholders.

Veel gebruikte technieken zijn de analyse van de interne- en externe stakeholders, de analyse van de primaire- en secundaire stakeholders en de krachtenveldanalyse.

Door gebruik te maken van deze analyse-technieken kun je zelf simpel alle stakeholders voor jouw project of onderneming in kaart brengen. Daarnaast kun je kansrijke gebieden ontdekken voor het oplossen van jouw vraagstuk. 

Allereerst begin je met het in kaart brengen van je interne- en externe stakeholders. Het is belangrijk om eerst een goed beeld te krijgen van alle verschillende partijen die op een bepaalde manier betrokken zijn bij jouw project, product of organisatie.

We hebben meerdere handige voorbeelden gemaakt die jij eenvoudig in kunt vullen.

Interne, externe & interface stakeholders

Je kunt de interne en externe stakeholders met een overzichtelijke tabel in kaart brengen. Een eenvoudige stakeholderanalyse kan er als hieronder uitzien:

De groep met interne stakeholders bestaat in het bijzonder uit de betrokkenen binnen het bedrijf. Dit zijn bijvoorbeeld werknemers, aandeelhouders of bestuursleden. De externe stakeholders zijn belanghebbenden van buiten het bedrijf. Dit zijn bijvoorbeeld klanten of leveranciers. Ook (lokale) media, eventuele concurrenten en financiers zijn externe stakeholders.

Een bijzondere groep externe stakeholders zijn de zogenaamde ‘interface stakeholders’. Dit zijn belanghebbenden die invloed kunnen uitoefenen op de organisatie door middel van wet- en regelgeving. Dit zijn dus bijvoorbeeld overheden, bonden en (educatieve) instanties. 

Alternatief: In plaats van de tabel is het ook mogelijk om gebruik te maken van een groot vel papier met daarop 3 cirkels. De cirkels zijn dan een middel om de belangrijkheid van de stakeholder aan te geven, hoe dichter bij het midden hoe belangrijker. Klik hier om dit voorbeeld te downloaden.

Nu je weet wie de stakeholders zijn kun je in kaart brengen wat de verschillende stakeholders nodig hebben en welke belangen er spelen.

Je kunt onze modellen uitprinten of natekenen. Wij raden je aan om indien mogelijk een whiteboard te gebruiken. Dit werkt snel en efficiënt.

Maak de matrix die hier boven te zien is na of print deze uit. Met dit model kun je visueel maken hoeveel prioriteit de stakeholders hebben op het gebied van communicatie. Dit kun je baseren op de interesse en de invloed van deze stakeholder in je project of onderneming.

Ga bij iedere stakeholder langs waar in het spectrum zij thuis horen. Maak op een notitieblok een lijst van je stakeholders en geef ze vervolgens een cijfer van 1 tot 10 voor hun interesse. Geef ze daarna een cijfer voor hun invloed. Deel ze op basis van deze cijfers in op de matrix.

Tips voor het noteren:

Maak de matrix na op een whiteboard en gebruik gekleurde post-it’s.

Maak een legenda en geef de opdrachtgevers kleuren en gebruik stippen.

Schrijf de opdrachtgevers allemaal met een verschillende kleur op de matrix.

Nu ga je je eerder gemaakte analyses combineren:

Nu ga je je eerder gemaakte analyses combineren: 

Je hebt nu alle stakeholders in kaart gebracht en in groepen geplaatst.  Je kunt nu de krachten van deze betrokkenen in kaart brengen. Vervolgens maak je een overzicht van het krachtenveld binnen de organisatie. Zo maak je een krachtenveldanalyse:

Doorloop de volgende stappen:

• Kies een project of ontwikkeling binnen de organisatie (in dit geval ‘de communicatiestrategie’).
• Maak een lijst van de belangrijkste stakeholders voor dit project. Daarna kies je maximaal 8 stakeholders om het overzichtelijk te houden.
• Geef van elke stakeholder aan wat diens functie binnen het project is.
• Breng in kaart hoeveel inspanning de stakeholders willen/kunnen leveren. Welke stakeholder zet zich extra in als het slecht gaat of zet zich daardoor juist minder in?
• Geef aan wat de stakeholders van het project vinden door middel van kleuren. Positief: groen, neutraal: blauw, negatief: rood.
• Maak een diagram met verschillende secties waarin je vervolgens de inzet en houding van de stakeholders groepeert. Gebruik groen voor hoge inzet en houding en blauw voor gemiddelde inzet en houding. Daarnaast gebruik je geel voor neutrale houding en inzet en rood voor lage houding en lage inzet.

Voorbeeld van de krachtenveldanalyse:

Communicatie is uiteraard een essentieel onderdeel in het samenwerken met stakeholders.

Na het in kaart brengen van je stakeholders en het zoeken van kansrijke gebieden kan je gaan bedenken hoe je met ze gaat communiceren. Hieronder leggen we je uit hoe je dat op een efficiënte en effectieve wijze kunt doen. 

Een win-win strategie

Bij de communicatie met je stakeholders is het belangrijk dat er altijd een win-win situatie is. Je kan bijvoorbeeld bij een stakeholder langs gaan om een gesprek te voeren of een interview af te nemen maar dit kan veel tijd kosten. Je kunt hier bijvoorbeeld een digitale oplossing voor bedenken in de vorm van een vragenlijst of een Skype gesprek. Dit zorgt er dus voor dat het niet alleen voor de stakeholder een win is maar dat het ook voor jou een voordeel oplevert.

Als aanvulling op de analyses die je hiervoor hebt gedaan voeg je de win-win strategie toe. In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld:

Met deze kanalen creëer je win-win situaties:

Face to face

• Project vergaderingen / briefingen
• Interviews
• Presentaties / pitches
• Gerichte presentaties aan kleine groepen

Audio / visueel

• Podcasts
• Video webinars
• Video vergaderingen
• Telefonisch vergaderen

Online

• Blogs
• Intranet
• Email
• Forums, communities en Facebook / Google / LinkedIn groepen
• Social media

Print materialen

• Posters
• Magazines
• Nieuwsbrieven
• Memo’s
• Brieven
• Display borden

Met de bovenstaande communicatiemiddelen kun je gemakkelijk van te voren bepalen welke methoden bij welke stakeholders horen. Indien gewenst kun je de stakeholders ook individueel opdelen en bij een specifieke stakeholder eigen communicatiemethodes toewijzen.

Zo ben je er altijd van verzekerd dat duidelijk is hoe iedere stakeholder benaderd moet worden. Op deze wijze zorg je dus voor een goed uitgangspunt voor jouw communicatiestrategie. Deze methodes kun je bijvoorbeeld ook gebruiken bij het maken van een marketingplan.

Naast het gebruik van de uitkomsten voor een communicatiestrategie zijn er wellicht ook nog andere interessante bevindingen. We gaan hierna al je bevindingen gebruiken voor een algemene conclusie:

In het diagram zie je de mate van inzet van de verschillende betrokkenen. Na het maken van deze analyse kan je conclusies trekken. Dit kun je bijvoorbeeld doen door middel van een aantal algemene onderzoeksvragen.

Wat valt op? 

• Op welke gebieden verwacht je tegenstand van de rode stakeholders?
• Op welke gebieden verwacht je ondersteuning van de groene/gele/blauwe stakeholders?
• Wat zou je op basis van deze analyse verder willen onderzoeken? 

Formuleer nu je probleemstelling(en) met de bijbehorende stakeholders

• Schrijf je probleemstelling op
• Omschrijf je doel
• Bekijk vervolgens welke stakeholders je hiervoor nodig hebt

Met deze analyse heb je nu in kaart gebracht wat het probleem is en wie hier een rol in spelen. Daarnaast heb je de sterke en zwakke kanten en de mate van betrokkenheid van deze betrokkenen in kaart gebracht. Dit kan het startpunt vormen voor een oplossing van het probleem of voor het onderzoeken van verschillende oplossingsrichtingen. Uiteindelijk kan inzicht in wie een (belangrijke) rol spelen bij het bedrijf waar je dagelijks werkt helpen om betere producten en diensten te leveren.

Zoals je hebt gelezen kan een stakeholdermap voor veel verschillende doeleinden gebruikt worden. Onthoud hierbij altijd dat het een middel is om iets te bereiken en geen doel op zich.

Heb je zelf aanvullingen of verbeterpunten op deze stakeholder mapping methodes? Of heb je een vraag over iets wat niet duidelijk beschreven staat? Aarzel dan niet en stuur ons een berichtje naar matthijs@wethinknext.com of via het contact formulier.

Bekijk ook ons artikel over Customer Journey Mapping.

Bronnen:

 https://www.stakeholdermap.com/ 

https://www.smartsheet.com/what-stakeholder-analysis-and-mapping-and-how-do-you-do-it-effectively